Autoritatea Nationala de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP) e emis un anunt conform caruia ONG-urile trebuie sa notifice separat prelucrarea datelor personale pentru proiectele care au o finantare din fonduri europene.
In acest sens, ANSPDCP recomanda completarea a cel putin doua formulare de notificare:
– unul pentru prelucrarile efectuate in cadrul proiectelor finantate din fonduri europene nerambursabile, intrucat datele cu caracter personal sunt utilizate strict pe durata derularii fiecarui proiect, pana in momentul indeplinirii tuturor obligatiilor prevazute in contractul de finantare;
– unul pentru prelucrarile efectuate in vederea realizarii obiectului de activitate, intrucat datele cu caracter personal sunt utilizate pe perioada in care persoana vizata beneficiaza de serviciile oferite de organizatie.
De la caz la caz, organizatia trebuie sa depuna si o a treia notificare, pentru alte prelucrari de date personale daca scopul acestor prelucrari este spre exemplu de monitorizare a imobilelor, sistem de pontare electronic al angajatilor sau monitorizare a vizitatorilor, derularea de campanii de marketing si promovare, etc.
ONG-urile sunt entitati care prelucreaza o serie de date cu caracter personal, in intelesul legii, spre exemplu nume, prenume, adresa, email, telefon, atat ale angajatilor proprii, ale colaboratorilor persoane fizice, dar si ale beneficiarilor serviciilor oferite de acestea. Ca atare, prin simpla colectare si stocare a acestor tipuri de date personale, ONG-ul, de facto, este operator de date personale.
Aceasta stare de fapt trebuie insa dublata si cu starea de drept, respectiv indeplinirea obligatiilor ce le revin ONG-urilor operatori, prin efectul Legii nr. 677/2001.
Prima obligatie in sarcina ONG-urilor operatori de date este aceea de a completa si transmite autoritatii de supraveghere formularele de notificare, in functie de prelucrarile de date efectuate. In unele situatii anumite operatiuni se supun autorizarii autoritatii.
Astfel, va informam ca formularul de notificare este unul tipizat, aprobat prin decizie a presedintelui autoritatii nationale de supraveghere si se depune exclusiv on-line, cu exceptia primei pagini care, odata printata, semnata si stampilata, in original, se transmite autoritatii prin posta.
Mai mult, acest formular necesita si atasarea on-line a doua documente denumite nota de informare a persoanelor vizate si cerinte minime de securitate a prelucrarii, iar de la caz la caz lista de imputerniciti ai operatorului.
Primul document, nota de informare trebuie sa cuprinda toate elementele prevazute de dispozitiile art. 12 alin. (1) sau (2) din legea cadru, dupa cum datele sunt colectate direct de la beneficiar sau din alta sursa, spre exemplu, de la un alt partener contractual. In functie de tipul de date colectate, nota de informare devine anexa la Formularul de Grup Tinta iar acordul expres (stabilit prin semantura beneficiarului, trebuie sa se regaseasca pe acest document.
Cel de al doilea document, cerintele minime de securitate trebuie de asemenea sa detalieze, in concret, masurile luate de operator pentru a asigura securitatea bazei de date, prin raportare la cele zece tipuri de masuri impuse prin Ordinul 52/2002.
In situatia in care operatorul actioneaza prin intermediul unor parteneri iar colectarea datelor se face de catre acestia, operatorul trebuie sa depuna o lista cu acesti parteneri, ei devenind astfel imputericiti ai acestuia.
Prin completarea si depunerea formularului de notificare ONG-ul notificat devine operator de date cu caracter personal autorizat, indeplinindu-si astfel obligatia impusa de art. 22 din Legea nr. 677/2001. Prin urmare, respectarea legii atrage dupa sine, in primul rand, o stare de legalitate a operatorului si, in al doilea rand, adaposteste operatorul de sanctiunile ce ii puteau fi aplicate de autoritate in cazul neindeplinirii acestei obligatii.